建設特定技能外国人の退職後の手続きについてわかりやすく解説

こんにちは、行政書士の稲福です。

この記事では、特定技能外国人が退職した際の企業側の手続きについて解説したいと思います。

特定技能外国人も、日本人と同様に、より良い職場環境や待遇改善、また勤務地の希望などを理由に、転職のため退職するケースが少なからず存在します。

実際、様々な理由によって特定技能外国人が退職するケースは珍しくなく、会社側としても理解と対応が求められることがあります。

いずれにしろ、特定技能外国人が自己都合退職する際は、特定技能外国人本人だけでなく、雇用している企業側でも必要な手続きを期限までに進めなければなりません。

後々のトラブルを防ぐためにも、手続きの内容をあらかじめ把握しておくようにしましょう。

旧受入れ企業側に必要な手続きや届出について

前述のとおり、旧受入れ企業には、特定技能外国人の退職に伴い必要となる手続きがあります。

ここでは、日本人と同様の手続き（社会保険や労働保険関係の手続きなど）は割愛させていただきますのご了承ください。

主な手続き（届け出）は以下のとおりです。

①外国人雇用状況の届出

『外国人雇用状況の届出』は、雇用保険の適用を受けている事業所を管轄しているハローワークまたは厚生労働省のオンラインシステムである『厚生労働省 外国人雇用状況届出システム』を利用して届け出ることができ、そこで特定技能外国人の離職の状況報告をする必要があります。

この届出は、離職の翌日から起算して10日以内に提出しなければならないため注意が必要です（雇入れの場合は、雇い入れた月の翌月の10日まで）。

届出を怠ってしまった場合は、30万円以下の罰金が課されてしまう可能性がありますので、忘れずに対応するようにしましょう。

『厚生労働省 外国人雇用状況届出システム』は下記のURLよりログインできますので、是非有効利用してみてください。

②出入国在留管理庁への「随時届出」

特定技能外国人退職時の届出で特に重要なのが、出入国在留管理庁への『随時届出』です。

『随時届出』には以下の内容のものがあります。

様式や記載方法等については、出入国在留管理庁のホームページから確認することが可能です。

受入れ困難に係る届出

特定技能所属機関による『受入れ困難に係る届出』とは、特定技能外国人を雇い続けることができなくなったときに、受入れ企業が出入国在留管理庁に提出する届出で、簡単に言うと「もう雇えなくなったので、そのことを正式に報告します」という手続きです。

おもに、受入れ企業側が契約更新しないことを決めたとき、外国人が自己都合で退職したとき、受入れ企業側が業績不振により特定技能外国人を解雇したとき、受入れ企業が倒産・廃業した場合などに届け出ることが義務付けられております。

そして、この届出は、事由発生（特定技能外国人本人から退職の申し出があった日）より14日以内に届け出ることが義務付けられております。

退職日から14日以内ではなく、本人から退職の申し出があった日から起算する点に注意してください。

なお、脱退一時金をもらうために退職した場合であっても、受入れ企業は『受入れ困難に係る届出』を出入国在留管理庁に提出する必要があります。

退職理由が脱退一時金の受給目的でも、受入れ企業を離職した（所属機関の変更）ことと就労契約が終了したという事実に変わりはないからです。

受入れ困難となるに至った経緯に係る説明書

『受入れ困難となるに至った経緯に係る説明書』とは、特定技能外国人を雇い続けることができなくなったときに、その理由や事情を文章で説明する説明書のことで、「なぜこの外国人を雇い続けられなくなったのか」を、受入れ企業が書面で説明するための書類です。

この『受入れ困難となるに至った経緯に係る説明書』においても同様に、事由発生（特定技能外国人本人から退職の申し出があった日）より14日以内に届け出ることが義務付けられております。

特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出

『特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出』とは、受入れ企業側が特定技能外国人の雇用が終わった（または新たに雇った）ときに、受入れ企業が出入国在留管理庁へ報告するための届出です。

つまり、この届出は、特定技能外国人との雇用契約に変更があった際に届け出るもので、離職の場合は雇用契約が終了することになるので届出をする必要があります。

なお、この届出の期限は退職日から１4日以内、すなわち雇用契約が終了した日から14日以内に届出をすることになります。

特定技能外国人との雇用契約については、別の記事でも解説しておりますので、よろしければ参考にしてください。

支援計画変更に係る届出

『支援計画変更に係る届出』とは、特定技能1号の外国人に対して行っている支援の内容が変更になったときに、受入れ企業が出入国在留管理庁に報告する届出で、簡単にいうと「外国人へのサポート内容を変えました」と、入管に知らせるための書類です。

特定技能外国人の受け入れをする企業は、支援計画の提出が必要ですが、特定技能外国人が転職により退職することで支援計画が変更となるため、特定技能所属機関による支援計画変更に係る届出を行います。

特定技能外国人の支援計画についても、別の記事でも解説しておりますので、是非参考にしてください。

支援委託契約の終了又は締結に係る届出書

さらに、登録支援機関へ特定技能外国人の支援を委託している企業では、支援対象者が退職によりいなくなった場合、『支援委託契約の終了又は締結に係る届出』の提出も必要です。

こちらは、支援委託契約の終了日から14日以内に提出しましょう。

➂外国人就労管理システム上での申請

建設分野の特定技能外国人が退職した場合、受入れ企業は『外国人就労管理システム』および建設キャリアアップシステム（CCUS）上で、以下の手続きを行う必要があります。

国土交通省「外国人就労管理システム」は下記のリンクからアクセスできます。

この2つは、国交省および所属している建設業者団体が確認する情報で、出入国在留管理庁への届出とは別に申請が求められており、手続きが遅れると次回の受入計画申請・受入人数の調整時に不利になることがありますので注意が必要です。

なお、この手続きは、建設分野における独自の基準に基づいたものになりますので、建設特定技能外国人を雇い入れいる会社は要チェックの内容です。

以下、それぞれの解説をしていきます。

退職報告書（雇用終了届）

退職報告書（雇用終了届）は、建設分野で働く特定技能外国人が退職・解雇・契約終了などにより雇用が終了した場合に、その事実を国土交通省に報告するための届出で、外国人就労管理システム上で退職報告書を提出することにより、退職した事実と理由を所属している建設業者団体に報告することが義務付けられております。

特定技能制度では、受入れから退職に至るまでの情報を一元管理することが義務づけられており、報告漏れは今後の受け入れに影響を及ぼすおそれがありますので、正確かつ迅速に各種届出を行いましょう。

まず、外国人就労管理システムにログイン後、「退職報告書」のメニューを選択し対象者を選び、退職日・理由を入力し、添付資料として、雇用契約書の写し、本人の退職届（または契約解除通知書）または面談記録、退職理由（自己都合、無断欠勤、会社都合、転職など）を記載した説明書を添付すれば完了です。

なお、期限については、雇用終了から原則1か月以内以内が望ましいとされており、登録支援機関に業務を委託している場合は、登録支援機関が代行することも可能とされております。

もし、絶対的不可避事由があった際には、次項で解説する継続不可避事由発生報告が必要になります。

継続不可避事由発生報告

『継続不可避自由発生報告』は、特定技能外国人がやむを得ず退職した場合に、特例で特定技能の在留資格のままで活動が継続できるようにする報告手続きです。

特定技能制度では、原則として特定技能外国人は、受入れ企業での雇用が前提となっており、転職するには在留資格ん変更許可申請を行わなければなりません。

しかし、受入れ企業の都合や本人のやむを得ない事情により、突然雇用契約の継続が不可能となる場合があります。

該当するケースとして、会社都合による解雇および雇い止め、受け入れ企業の倒産や廃業、正当な理由のある自己都合退職（パワハラ、賃金未払等、病気、家族の不幸）等があり、 これら事由を外国人就労管理システム上で報告することにより「継続不可避事由」が認められれば、在留資格「特定技能」のまま転職活動が可能（最大3か月の猶予あり）になります。

そして、この間、次の受入れ企業が決まれば、就労後にあらたに「建設特定技能受入計画の認定申請」と「在留資格変更許可申」」を行うという流れになります。

※提出時の添付書類は、雇用契約解除通知の写し、本人との面談記録や説明書、その他、正当性を証明できる資料等にまります。

なお、「継続不可避事由発生報告」が正しく提出されていないと、転職による在留資格の維持（再就職）が認められず（建設分野での就労が認められない）在留資格変更や受入計画認定が不許可になるおそれがあります。

企業としても、適正な運用をしないと将来の受け入れに影響しますので注意が必要です。

受入人数変更の「変更申請」

受入れ企業は、建設特定技能受入計画で申請していた受入れ人数が、退職によって減ることになるため、特定技能外国人が退職した場合（たとえば3人中1人だけ退職）に人数変更の申請をすることが求められております。

なぜなら、建設分野では、業種・地域ごとに「受入上限枠（人数制限）」が設けられており、この上限管理のためにも、人数変更は必ず国交省へ報告し、許可を得る必要があります。

まず、外国人就労管理システムにログイン後、該当する「受入計画」を選択し、「変更申請」ボタンから、受入予定人数・実際の受入人数を修正しますが、最後に修正理由（「退職による減員」など）を記載すれば申請完了です。

期限は、退職後遅くとも1か月以内が目安となっておりますが、添付書類も特になく、システム上ですべて完結できますので、変更事由が発生後はすみやかに手続きを行うようにしましょう。

雇用終了による登録内容変更

建設特定技能外国人が退職や契約が終了し、受入れ企業との関係が解消された場合、建設キャリアアップシステム（CCUS）に登録されている「事業者情報」や「現場情報」などを削除または変更する手続きが必要になります。

この登録情報が更新されないと、特定技能外国人は、次の雇用先でのCCUS登録に支障をきたすおそれがあるため、雇用終了後は速やかにCCUSにログインし、登録変更・所属解除の処理を行うようにしましょう。

そして、この変更の対象者は、技能者登録されてある特定技能外国人で、具体的な変更内容として、所属事業者との雇用情報を解除、現場情報の削除または変更、カード発行事業者の変更（次の雇用先が決まっている場合）などがあります。

なお、登録情報が変更されないままだと、他事業者がその技能者を再登録できない場合があるため、特定技能外国人の転職や再就職がスムーズに行えるよう、速やかな登録解除が求められます。

最後に手続きの流れになりますが、以下の手順で行うようにしてください。

CCUS事業者管理者としてログイン➡「技能者管理」➡「登録者一覧」から該当技能者を選択➡「登録情報変更」または「所属解除」を選択➡雇用終了日などを入力し、登録内容の変更・解除を確定
➡必要に応じて「次の事業者」が再登録を行う

まとめ

最後までご覧いただきありがとうございました。

本記事では、建設特定技能外国人の退職後の手続きについて解説しました。

特定技能制度は 特定技能外国人にも転職の自由を認めている制度であり、特定技能外国人の転職を完全に防ぐことは制度の性質上できません。

そして、転職が、特定技能外国人にとっては不当な待遇・環境から脱出できるきっかけになったり、より条件の良い会社・職場でスキルを活かすことができるというチャンスにもなります。

また、新しく特定技能外国人を受け入れる側の企業にとっても、急な人手不足に他社で経験のある即戦力を採用できたり、他業種・他社の経験を持つ人材が、職場の刺激や改善につながることもあるというメリットもあります。

その一方で、転職された側の企業にとっては、新たな特定技能外国人の採用活動や退職に伴うハローワークや入管、国交省への届出や申請に金銭的なコストや人的コストもかかるため、一度雇用した特定技能外国人にはでいるだけ長く就労してもらいたいところです。

そこで、特定技能外国人を雇用する際には、特定技能外国人への義務的支援である事前ガイダンスや生活オリエンテーションを丁寧に行うことで、業務内容や雇用条件をしっかり理解して納得してもらったうえで採用することで、入社後のミスマッチによる退職が起こりにくくなるでしょう。

その他にも、待遇の適正化・透明化、定期的な面談・フォローアップ（業務・生活両面）、日本語学習支援（教材、オンライン講座、時間確保）、キャリアビジョンの共有など、実務的な工夫や環境整備によって、転職を防ぎやすくしたり減らすことは可能なはずです。

この記事が、特定技能外国人を雇用しているすべて企業様のお役に立てれば幸いです。

さいごに

アソシエイツ稲福国際行政書士事務所では、建設業者様が特定技能外国人を雇用するために必要な申請業務をサポートしております。

また、建設業許可申請もオンライン（JCIP）にて全国対応しております（大阪・兵庫・福岡を除く）。

お問い合わせフォーム、お電話、LINE＠にて初回限定の無料相談サービスも行っておりますので、是非一度ご相談下さい。